Wanneer lees jij de e-mails die je krijgt tijdens je vakantieweken?
Een van de vragen waarover véél mensen de komende weken een antwoord zoeken is:
Wanneer lees jij de e-mails die je krijgt tijdens je vakantieweken?
Antwoorden die I love my job de afgelopen week kreeg toen onze coaches deze vraag stelden:
a) Ze komen binnen op mijn smartphone. Ik lees ze af en toe.
b) Als ik terug start na mijn vakantie, maak ik eerst twee halve dagen vrij om mijn e-mails door te lezen.
c) Ik heb nog altijd 250 ongelezen e-mails van vorige zomer. Ja, dat bezorgt mij stress.
d) Mijn baas wil niet dat ik mijn e-mails lees, maar ik beantwoord twee keer per dag dringende berichten.
Welk antwoord geef jij?
En wat vind je er eigenlijk van, hoe je omgaat met e-mails tijdens en na de vakantie?
Mogen we twee voorstellen doen, die jezelf ten goede komen tijdens je vakantie en bovendien ook nadien een effect hebben?
Eén e-mail en een heel bewuste afwezigheidsboodschap
Voorstel 1:
Spreek af met je collega’s dat ze je geen e-mails sturen tijdens je vakantie. Ze mogen je slechts één e-mail sturen: een samenvatting met vragen en opdrachten die ze voor je hebben. Die samenvatting sturen ze de dag voor jij terugkomt.
Voorstel 2:
Gebruik (een variant op) volgende ‘Afwezigheidsboodschap’:
Beste allemaal
Ik ben met vakantie van 1 tot en met 20 juli.
E-mails die u mij tijdens deze periode stuurt, zal ik niet lezen.
Als uw e-mail belangrijk is, wil u die dan opnieuw sturen vanaf maandag 22 juli?Hartelijk dank
Deze boodschap werkt natuurlijk het best als je
a) je echt houdt aan je belofte: je eerste e-mailactie de dag na je vakantie, is alle e-mails die je tijdens je vakantiedagen ontving, in een aparte map plaatsen. Die map open je in principe niet meer .
b) afspreekt met je leidinggevende en collega’s dat je dit wil proberen en ook uitlegt waarom: meer tijd om relevante taken uit te voeren. Vertel bovendien dat één van de grote brein-experts deze boodschap aanraadt.
Voorstel 3 is een eerste stap:
Je leest één keer per week je mails en geeft jezelf 30 minuten om enkel de drie meest belangrijke e-mails te beantwoorden.
Over een hygiënisch brein
De tijd die je uitspaart door niet dagelijks je e-mails te lezen tijdens je vakantie, kan je voor veel zaken gebruiken.
Mocht je meer willen lezen over breinhygiëne en onze verslaving aan digitale prikkels, dan heb je dankzij de tips hierboven tijd om Ontketen je brein van breinexpert Theo Compernolle door te nemen. Voorstel 1 en 2 komen trouwens uit dat boek.
Je wil die ene belangrijke e-mail niet missen?
Zoek dan een programma dat je toelaat om e-mails van die ene persoon in een aparte map te laten landen. Of kies een programma dat je een alert stuurt (bv. mailstrom), als die ene persoon je mailt.
Op een zomer zonder 250 ongelezen e-mails!
Ilona Plichart
I love my job coach en trainer