, , ,

Als je alleen energie krijgt van je e-mails

Wat je mails vertellen over je energiepeil op't werk

Ik zie hem nog zo zitten. Een jonge dertiger, die snel carrière had gemaakt in zijn organisatie. Hij leidde nu een team van 15 mensen, had veel verantwoordelijkheid… en was stevig ongelukkig. Hij was moe, hield wel alle ballen in de lucht maar had niet het gevoel dat een project ook afraakte. Waar hij op het werk rustig van werd?  “E-mails lezen. Dan heb ik het gevoel dat ik echt aan’t werk ben.”

Dat is een aparte vaststelling voor iemand wiens job eruit bestaat om een middelgroot team te leiden, het overzicht te houden over grote projecten, nieuwe projecten op te starten en aan veel vergaderingen deel te nemen.

Ik ken amper mensen die niet sakkeren op e-mails en niet zoeken naar manier om er anders mee om te gaan (inclusief ikzelf). Blijkbaar fronste ik, toen Samuel lyrisch werd over net dat ene aspect van zijn job. Terwijl hij zich voor de rest uitgeput voelde. Hij was verrast dat ik verrast was. En dat leidde tot enkele mooie inzichten.

Die mails toch…

Deze twee zaken merkten Samuel en ik op tijdens onze eerste coachingsessie:

  1. Mails verwerken gaf Samuel energie: het gaat vooruit, hij zag de ongelezen e-mails slinken en hij kreeg geregeld een ‘dank je’ toegestuurd omdat hij snel reageerde op e-mails. Hoera, goed bezig!
  2. Mails verwerken was het enige waarvan hij nog dacht dat hij het goed kon. Terwijl hij op zowat alle andere fronten het gevoel had hij dat niet vooruitkwam  en zijn team niet voldoende kon beschermen tegen de eisen ‘van bovenaf’.

 

E-mails houden ons voor de gek

Samuel kreeg energie van e-mails verwerken. Dat kan kloppen. Zijn brein speelt een spelletje met hem – en met elk van ons. Telkens wij ‘schakelen’ naar een nieuwe opdracht, komt er een beetje dopamine vrij. Die dopamine is een stofje in onze hersenen dat ons een goed gevoel geeft en ons doet ervaren dat we efficiënt én effectief bezig zijn. Wie wil dat niet? Bij elke e-mail die je verzendt, afvinkt, doorstuurt of naar je prullenbak versleept, komt er een beetje dopamine vrij. En zo houden we de illusie in stand dat we goed bezig zijn.
Laat dat net het gevoel zijn waar Samuel naar op zoek was.

Hoe liep het verder met Samuel?

Samuel kreeg een hard inzicht. Zijn collega’s, de vergaderingen, de opvolggesprekken, de keuringen: hij deed het allemaal – en degelijk –, alleen kneep de stress alle kansen uit hem weg om energie te krijgen van zijn job. De opdrachten waren te veel en misschien te onrealistisch (voor hem). Mails wegwerken, was proberen zichzelf aan te praten dat hij het overzicht nog had. Die andere opdrachten, die zou hij wel doen als de mailbox bijgewerkt was.

Samuel heeft een andere functie gezocht. In een organisatie die meer structuur biedt. Met een beperkter takenpakket. Ze verwachten veel van hem, en voor Samuel zijn de verwachtingen uitdagend en realistisch.

En de e-mails, hoe gaat hij hiermee om? Samuel leert. Hij experimenteert met vaste momenten om mails te lezen, met een lege inbox. Vooral echter zet hij in op anders werken. Met zijn team overlegt hij om allemaal samen minder e-mails te sturen en dus om via andere manieren te communiceren en samen te werken. Er is nog veel werk, bijvoorbeeld om externe leveranciers ook die gewoonte aan te kweken.

Het gaat hier toch om meer dan e-mails?

Uiteraard. De e-mails waren hier de insteek om verder te ondezoeken wat Samuel nodig had om gelukkig te worden op zijn werk. Bijvoorbeeld een organisatie waar collega’s even hartelijk met elkaar omgaan en waar er tegelijkertijd duidelijker afspraken zijn. Vergis je niet: duidelijke afspraken maken, dat is hard werken (en voer voor een volgende blog).

Ilona Plichart
‘I ♥ my job’ architect